כיצד לנהל נכון תזרים מזומנים

עסקים רבים בישראל מתמודדים באופן קבוע עם בעיות בתזרים המזומנים, ותמיד לבעל העסק עולה השאלה כיצד יכול להיות שלמרות שהעסק רווחי, הוא תמיד מגיע למצב בו עיקר מרצו מופנה על מנת לשמור את הראש “מעל למים”.

חשוב ראשית להבין כי עבודה נכונה על תזרים מזומנים חייבת להיות באופן תדיר, לעיתים קרובות ובצורה עקבית.
הדבר הראשון שבעל עסק צריך לעשות כאשר הוא שם לב שהוא נתקל יותר מדי בקשיי תזרים מזומנים, הוא לבדוק שאין מדובר בבעיה עמוקה יותר – עליו לבחון האם באמת העסק רווחי. לעיתים גם כשנראה שעל פניו העסק רווחי, בחינה מדוקדקת יותר עלולה להביא למסקנה כי מדובר בעסק הפסדי.

ישנם מספר כללים חשובים מאוד בניהול שוטף של תזרים מזומנים:
ניהול על בסיס יומיומי

כדאי לנהל קובץ אקסל לניהול התזרים שירכז את היתרות העדכניות בכל חשבונות הבנק של העסק, ומנגד יראה את ההוצאות הצפויות לחודש-חודשיים הקרובים (כמובן שאורך התקופה החזויה משתנה בהתאם לאופי העסק).
כדאי מאוד להקפיד לנהל את תזרים המזומנים בגיליון אלקטרוני ממוחשב (רצוי אקסל) ולא בדפי נייר.

לערוך תחזית לתזרים מזומנים

בקובץ ניהול התזרים מהסעיף הקודם יש להזין את כל ההוצאות הצפויות, הקבועות והחד פעמיות הידועות באותו מועד. אם כחלק מאופי העסק צצות לעיתים הוצאות “מהרגע להרגע”, יש להוסיף גם אותן לתחזית (על פי סטטיסטיקה של נתוני העבר). חשיבות התחזית הזו היא בכך שהיא נותנת לבעל העסק את היכולת לצפות תמיד “מעבר לגבעה” ולא רק את טווח הזמן המיידי.

להכין רשימה של הוצאות קבועות שחוזרות על עצמן ברמה חודשית

מדובר בהוצאות כדוגמת משכורות, שכירות, מוסדות ממשלתיים, פרעון הלוואות, תשלומי ארנונה וחשמל, וכו’. בצורה זו ניתן יהיה להיערך בכל רגע נתון בחודש להוצאה שלמרות שהיא שגרתית, לא תמיד זוכרים אותה.

להוציא חשבוניות ללקוחות בזמן.

עיכוב בהוצאת חשבונית ללקוח יגרום גם לעיכוב בתשלום החשבונית. על בעל העסק להקפיד שחשבונית תצא בזמן ושהוצאתה לא מתעכבת בגלל זוטות.

גביה מלקוחות

לא להוציא חשבוניות ללקוחות בשיטת “שגר ושכח”. לפחות אחת לשבוע יש לעבור על כל החשבוניות ולבדוק מה סטטוס התשלום שלהן. אם קיימות חשבוניות שהגיע מועד פרעונן והן טרם שולמו, יש ליצור קשר עם הלקוח ולברר מה גורם לעיכוב. כמו כן מומלץ בעבודה מול ארגונים גדולים בעיקר, לבדוק מספר ימים לאחר הוצאת החשבונית שהיא נקלטה אצל הלקוח ולא קיימות אי אילו בעיות טכניות שיכולות לעכב את התשלום, כגון: טפסים חסרים, תקשורת לקויה בין מזמין העבודה אצל הלקוח למחלקת הכספים של הלקוח וכו’.